Além disso, estão previstas reuniões ao longo do dia com a equipe do Arquivo Público do Rio Grande do Sul (Apers) e outros representantes de instituições responsáveis pela guarda de acervos. Até quarta-feira (4), estão agendadas mais reuniões e visitas a órgãos que sofreram com a perda de documentos na capital gaúcha, incluindo a Universidade Federal do Rio Grande do Sul.
De acordo com informações do Arquivo Nacional, 19 órgãos do estado já entraram em contato e receberam orientações sobre preservação e recuperação de documentos. A instituição disponibiliza um serviço de helpdesk permanente por meio de e-mail e aplicativos de mensagens, visando auxiliar neste processo delicado de reconstrução e salvaguarda do patrimônio documental afetado.
As chuvas intensas registradas ao longo do mês de maio geraram danos significativos ao patrimônio público e privado, resultando em perdas irreparáveis em alguns casos. Nesse sentido, o Arquivo Nacional emitiu uma nota técnica que orienta sobre a eliminação de documentos, apenas quando as informações contidas estiverem completamente inacessíveis. Em situações envolvendo órgãos vinculados à administração pública federal, a autorização expressa da instituição é obrigatória.
Os técnicos da Coordenação de Preservação do Acervo do Arquivo Nacional conduziram testes e simulações para desenvolver soluções mais eficazes no resgate de acervos prejudicados pelas enchentes. Os experimentos foram realizados na fábrica de papel mantida pela instituição no Rio de Janeiro, visando garantir a segurança e a preservação dos documentos.
Entre as recomendações fornecidas aos órgãos com acervos impactados pelas enchentes, destaca-se a necessidade de priorizar a preservação dos documentos de guarda permanente, que envolvem informações essenciais sobre direitos e deveres dos cidadãos. Além disso, a orientação inclui a opção de congelamento do acervo em caso de grande volume de documentos afetados, a fim de evitar danos maiores causados por microrganismos e possibilitar o tratamento gradual conforme a capacidade de cada órgão.
No cenário de reconstrução pós-enchentes, é fundamental a atuação conjunta e coordenada de órgãos e instituições, visando a recuperação e preservação do patrimônio documental, que representa parte importante da história e das memórias das comunidades atingidas. Ao oferecer suporte técnico e orientações especializadas, o Arquivo Nacional busca contribuir de forma efetiva para minimizar os impactos causados pelas tragédias naturais e garantir a salvaguarda do acervo documental afetado pelas enchentes no Rio Grande do Sul.